אלון ש. הינו עובד ותיק באחת המחלקות החשובות במפעל ביטחוני בצפון.
אחריותו היא תהליך יצור מוגדר אך חשוב.
בחדרו אותו הוא חולק עם עוד 2 עובדים מצופה הקיר בתעודות הצטיינות על מסירותו יכולתו ותרומתו למפעל.
במשך 30 השנה האחרונות כמעט ולא החסיר יום עבודה.
עם התקרבותו לגיל הפרישה סימנו בהנהלה את היורש לתפקידו בחור צעיר ונמרץ בשם טל, בוגר טכניון שבא מלא התלהבות לתפקידו והחל ללמוד את התפקיד החדש.
מנהל המפעל הציג לטל ספר תקנים נוהלים ושיטות הציג למנהל החדש ספר תהליכים ונוהלים עם חותמת ISO מהחמש שנים אחרונות.
אחרי חודש של נבירה בניירת, דוחות, במערכות מידע של הארגון ובתצפית על ריצפת היצור מגלה טל פערים בין הכתוב למציאות וחמור מכך הוא חש כי אין לו את כל המידע הדרוש לקחת את האחריות על תהליך יצור חשוב זה.
הארגון כמרקחת והעובד הוותיק ממלא פיו מים: "זה מה שיש"
האם זה סיפור דמיוני?
האם אנו שבויים בעולם עודף מידע השזור באיים שחורים של מידע חיוני הנמצא רק "בראש" של עובד אחד מסוים? האם אנו יכולים להרשות לעצמנו להיות שבויים בידיו (אולי למען תפקיד נחשק של יועץ מיוחד ליצור בתקופת הפנסיה)
האמרות "לא תועד – אבד" או אמרות דומות תמיד נכונות!
עולם התוכן ברצפת הייצור הוא עולם לו חוקים ושיטות עבודה שאינם נכללות בדרך כלל בתהליכי איכות כמו ISO או תיעוד רגיל.
עולם זה דומה לעולם פיתוח התוכנה אשר לו תיעוד מלא ויעיל יכול למנוע את פיתוח המערכות פעמיים או המצאת הגלגל בשנית בתהליך יצורי.
בארגון בו המנהלים באמת רוצים לשמר את המידע הארגוני אנו יכולים למצוא בתהליכי העבודה את שלב החקירה (מה יש) בתחילת כל תכנון של פרויקט או פיתוח תהליך יצור חדש ואת שלב התיעוד ליפני ביצוע הפרויקט, במהלך הפרויקט ובסופו.

זמן התיעוד ותוצריו הינם משאב שיש להקצות בכל פרויקט ולפעמים זה יכול להיות 5% עד 10% מהפרויקט!
אולם בחלק גדול מהארגונים פרויקטי איכות אינם כוללים את פרק המידע ורק כאשר מתגלה החוסר מתגייס הארגון למבצע קצר של שיחזור ותיעוד.
אנו מבחינים בתהליך המידע במספר שלבים הכוללים:
אולם בכך לא סימנו את תהליך עבוד המידע.
זה כנראה התת שלב החסר ברוב הארגונים בשלב הניתוח, יצירת קשר בין התהליך למידע הנדרש, בשלב זה אנו "עוטפים" את התהליך (ולא את עץ המידע)בעלי המידע, יוצרים את הקשר בין עלי המידע לרכיבי התהליך השונים ומסמנים את פערי המידע.
בשלב זה אנו חוזרים לשלב האיסוף ומבצעים את פרק "שיחזור המידע החסר", אנו חוקרים בארגון ומשלימים מידע בשיטות איסוף הלקוחות מעולם המודיעין, כמו על ידי תצפיות, תחקור, הצלבות , תשאול ופרויקטי איסוף מידע מיוחדים.
תהליך התיעוד (לרבות בדיעבד) הינו חלק מתהליך עבודה מוגדר ככל תהליך אחר בארגון המתבסס על מתודולוגיה ברורה ומוכחת.
ותמיד מתקיים בו הפסוק הקדם תיעוד למכה...

הכותב הוא רן וייס, מחברת Run4u
מתכנן ומיישם תהליכים, מערכות מידע, תקשורת ו CRM

חברת ראן יישום בע"מ
Run4u
054-6699749